Les fiches de poste, un outil stratégique trop souvent négligé

Dans de nombreuses entreprises, les fiches de poste sont vues comme une formalité administrative. Pourtant, elles constituent un levier stratégique pour structurer les équipes, clarifier les responsabilités, et garantir une cohérence dans la gestion des ressources humaines. Mal définies ou obsolètes, elles créent des zones d’ombre : incompréhensions dans les missions, conflits sur le périmètre de responsabilités, ou encore incohérences dans les rémunérations.

1. Définir une fiche de poste : une démarche méthodique

Objectif de la fiche de poste

Une fiche de poste doit être à la fois descriptive (missions, responsabilités, rattachement hiérarchique) et prescriptive (compétences attendues, conditions d’exercice, critères de performance). Elle ne doit pas être figée, mais suffisamment claire pour servir de référence en cas de recrutement, d’évaluation ou de mobilité interne.

Méthodologie de rédaction

1. Analyse des besoins : pourquoi le poste existe-t-il ? Quelles missions principales sert-il à remplir ?

2. Collecte d’informations : auprès du titulaire du poste (ou d’un profil similaire), du manager direct et du service RH.

3. Définition des missions et activités : hiérarchiser les tâches (missions principales vs. secondaires).

4. Identification des compétences : techniques, comportementales (soft skills), managériales si besoin.

5. Mise en perspective dans l’organisation : à qui le poste rend-il des comptes ? Avec qui interagit-il ?

2. Les sources à mobiliser pour nourrir une fiche de poste

Il ne s’agit pas de partir d’une page blanche. Plusieurs ressources existent :

• Les fiches ROME (Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois), publiées par France Travail (ex-Pôle emploi), constituent une base précieuse. Elles décrivent les activités, les compétences et les environnements de travail liés à chaque métier.

• Les conventions collectives : elles encadrent parfois le contenu attendu de certains postes et leur classification.

• Les accords de branche : utiles pour comparer les pratiques du secteur.

• Les benchmarks de marché : études de rémunération, fiches métiers des cabinets RH, bases sectorielles.

• Les retours terrain : interroger les collaborateurs actuels et managers pour capter la réalité du quotidien.

Une fiche de poste bien rédigée doit combiner ces éléments normatifs et les spécificités propres à l’entreprise.

3. La cohérence des fiches de poste : un enjeu d’équilibre organisationnel

Cohérence interne

Avoir des fiches de poste disparates ou contradictoires fragilise l’organisation. Un collaborateur ne doit pas se retrouver avec des responsabilités managériales implicites sans reconnaissance officielle, ni avec une fiche de poste trop vague qui ouvre la porte aux conflits de périmètre.

Adéquation avec l’organigramme

Chaque poste doit trouver sa place dans la structure hiérarchique et fonctionnelle de l’entreprise :

• Le rattachement hiérarchique doit être explicite.

• Les interactions transverses doivent être identifiées.

• Les responsabilités partagées doivent être clarifiées pour éviter les doublons.

Une fiche de poste n’est pas isolée : c’est une pièce du puzzle organisationnel.

4. Les fiches de poste et la loi : l’égalité professionnelle au cœur

En France, la loi impose des obligations fortes en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Les fiches de poste jouent un rôle central :

• Formulation inclusive : éviter les biais dans le vocabulaire (ex. : privilégier « responsable » plutôt que « cadre masculin/féminin »).

• Accès équitable aux opportunités : missions valorisantes et évolutives réparties sans discrimination.

• Cohérence des rémunérations : un même poste, à compétences et responsabilités égales, doit bénéficier d’une rémunération équivalente, indépendamment du genre.

Depuis la loi « Avenir Professionnel » de 2018, l’index de l’égalité femmes-hommes oblige les entreprises de plus de 50 salariés à publier des indicateurs, notamment sur les écarts de rémunération. Les fiches de poste constituent la première pierre pour objectiver les critères de comparaison.

5. Grille de rémunération : entre équité et transparence

La fiche de poste n’est pas seulement une description ; elle est aussi une référence pour la politique salariale.

• Lien entre poste et rémunération : chaque mission, chaque niveau de responsabilité doit correspondre à une fourchette salariale claire.

• Critères objectifs : niveau de diplôme, expérience, ancienneté, compétences spécifiques.

• Évolution prévisible : la fiche de poste peut intégrer des perspectives d’évolution (ex. : passage d’un poste de chargé de mission à responsable).

Une grille de rémunération cohérente permet d’éviter les dérives : survalorisation d’un poste au détriment d’un autre, ou écarts inexpliqués entre collègues occupant des fonctions similaires.

Conclusion : la fiche de poste comme outil stratégique

Rédiger des fiches de poste claires, cohérentes et actualisées n’est pas un luxe administratif :

• C’est un outil de pilotage RH (recrutement, évaluation, mobilité).

• C’est une garantie d’équité pour les salariés.

• C’est un levier stratégique pour la performance de l’entreprise.

L’enjeu dépasse la simple description : il s’agit d’assurer la cohésion interne, la conformité légale, et la valorisation des talents.

Si vos fiches de poste datent de plusieurs années ou n’ont jamais été harmonisées, il est peut-être temps de lancer une refonte globale. Cela peut sembler fastidieux, mais les bénéfices en termes de clarté, de motivation et de justice organisationnelle sont considérables.

En Complément  : Prochaine évolution du ROME prévue pour juin 2026

Dans un contexte marqué par de fortes mutations de l’environnement économique et social, le ROME (Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois) est un outil au service de la mobilité professionnelle et du rapprochement entre offres et candidats.

Le ROME 4.0 a pour objectif de développer l’approche par compétences, afin de dépasser les fortes tensions de recrutement que connait actuellement le marché du travail.

Le nouveau ROME 4.0 a été mis en service en mars 2023. Il est enrichi régulièrement avec nos partenaires et de nouvelles fiches sont publiées progressivement. L’objectif est de passer des 532 fiches ROME historiques à près de 2000 fiches ROME 4.0 en 2026.

Pour en savoir plus : https://www.data.gouv.fr/datasets/repertoire-operationnel-des-metiers-et-des-emplois-rome

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Cette newsletter est issue de plus de 20 années d’expérience dans l’accompagnement, la formation et le pilotage des entreprises – Crédit photo : Sora

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